AccountancyBusiness and administration associate professionalsISCO 3343
asystent zarządu
Asystenci zarządu to wysoko wykwalifikowani pracownicy administracyjni, którzy pracują z przedstawicielami kierownictwa najwyższego szczebla lub w strukturach międzynarodowych w różnych branżach. Organizują spotkania, sporządzają i prowadzą akta, organizują podróże, szkolą personel, komunikują się w innych językach oraz zarządzają bieżącą działalnością biura.
O zawodzie asystent zarządu
Jako asystent pracownika zarządzającego jesteś organizacyjnym fundamentem wspierającym kierownictwo najwyższego szczebla i zarządzanie w dynamicznych i wymagających środowiskach. Zarządzasz złożonymi funkcjami administracyjnymi obejmującymi planowanie harmonogramu, organizowanie podróży biznesowych, koordynację spotkań, korespondencję, zarządzanie dokumentami i codzienne operacje biurowe. Twoja rola wymaga wyjątkowej dbałości o szczegóły, doskonałych umiejętności organizacyjnych, dyskrecji i zdolności do przewidywania potrzeb kierownictwa, zanim się pojawią. Służysz jako zaufany ochroniarz informacji i zarządca informacjami, często pierwszy punkt kontaktu dla interesariuszy zewnętrznych i odpowiedzialny za utrzymanie poufności i profesjonalne reprezentowanie kadry kierowniczej.
Twoje codzienne obowiązki obejmują różnorodne obszary: zarządzanie zatłoczonymi harmonogramami i koordynacja złożonych harmonogramów spotkań, organizowanie podróży biznesowych obejmujących loty i noclegi, przeprowadzanie badań biznesowych i kompilowanie raportów, zarządzanie systemami i zasobami pomieszczeń biurowych, przetwarzanie instrukcji i komunikacji kierownictwa, szkolenie i nadzorowanie personelu administracyjnego oraz rozpowszechnianie informacji w całej organizacji. Opanujesz wiele platform oprogramowania obejmujących przetwarzanie tekstu i aplikacje arkuszy kalkulacyjnych, komunikujesz się na różnych kanałach i często pracujesz w wielu językach w celu wspierania operacji międzynarodowych. Twoja zdolność do wielozadaniowości, rozwiązywania problemów na poczekaniu i utrzymania spokoju pod presją jest kluczowa w tej dynamicznej roli.
Popyt na umiejętnych asystentów kierownictwa w Polsce jest silny, szczególnie w korporacjach wielonarodowych, instytucjach finansowych i rozwijających się firmach technologicznych. Mając doświadczenie, możesz awansować na stanowiska administracyjne wyższego szczebla, stanowiska kierownika biura lub przejść do zarządzania zasobami ludzkimi lub zarządzania operacjami. Stanowisko oferuje konkurencyjne wynagrodzenie, dostęp do operacji biznesowych na wysokim poziomie i możliwość opracowania szerokich umiejętności zawodowych, które czynią cię bezcennym dla sukcesu organizacyjnego.
Kluczowe funkcje zawodowe
Główne obszary odpowiedzialności na stanowisku asystent zarządu.
1
Zarządzanie harmonogramem i koordynacja spotkań
- Zarządzać harmonogramami kierownictwa, planować spotkania i koordynować dostępność z wieloma interesariuszami
- Organizować spotkania poprzez rezerwowanie sal, przygotowywanie porządków obrad i organizowanie materiałów
- Komunikować harmonogramy zainteresowanym stronom i zarządzać zmianami w ostatniej chwili i konfliktami
2
Organizowanie podróży i logistyki
- Organizować podróże dla kierownictwa, w tym loty, hotele, transport naziemny i wymagania wizowe
- Przeprowadzać badania biznesowe w celu identyfikacji odpowiednich opcji podróży i negocjacji stawek z dostawcami
- Przygotowywać plany podróży i zarządzać dokumentacją podróży i śledzeniem wydatków
3
Operacje administracyjne i zarządzanie dokumentami
- Wykonywać obowiązki biurowe, w tym korespondencję, archiwizację, prowadzenie akt i organizację dokumentów
- Przetwarzać instrukcje od kierownictwa i zarządzać systemami pomieszczeń biurowych
- Organizować i utrzymywać pliki zapewniając poufność i łatwy dostęp do informacji
4
Komunikacja i rozpowszechnianie informacji
- Używać różnych kanałów komunikacyjnych do rozpowszechniania wiadomości do pracowników i interesariuszy
- Tłumaczyć słowa kluczowe na pełne teksty i przygotowywać komunikaty biznesowe w imieniu kierownictwa
- Zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą oraz odpowiednio sprawdzać komunikację
5
Zarządzanie systemami biurowymi i urządzeniami
- Używać systemów biurowych i zarządzać systemami urządzeń biurowych, aby wspierać efektywne operacje
- Używać oprogramowania do przetwarzania tekstu i arkuszy kalkulacyjnych, aby przygotowywać raporty, prezentacje i analizę danych
- Stosować polityki bezpieczeństwa informacji i przestrzegać poufności we wszystkich działaniach zawodowych
6
Wsparcie personelu i koordynacja zespołu
- Szkolić i nadzorować personel administracyjny, aby utrzymywać standardy i efektywność biura
- Planować harmonogramy dla personelu biurowego i koordynować dystrybucję obciążenia pracą
- Przestrzegać wytycznych organizacyjnych i polityk firmowych we wszystkich funkcjach administracyjnych
Europejskie ramy umiejętności
Umiejętności i obszary wiedzy wymagane dla tego zawodu na podstawie europejskiej klasyfikacji.
Niezbędne (25)
komunikacja instytucjonalnakomunikacja instytucjonalnaProces skutecznego komunikowania się w miejscu pracy i z organami zewnętrznymi w celu osiągnięcia celów organizacyjnych.polityki obowiązujące w przedsiębiorstwachpolityki obowiązujące w przedsiębiorstwachZbiór reguł rządzących działalnością firmy.przekształcać słowa kluczowe w pełne tekstyprzekształcać słowa kluczowe w pełne tekstySporządzanie e-mail, listów i innych pisemnych dokumentów na podstawie słów kluczowych lub kluczowych pojęć określających treść. Wybrać odpowiedni format i styl językowy odpowiedni do rodzaju dokument...przeprowadzać badania biznesoweprzeprowadzać badania biznesoweWyszukać i zebrać informacje istotne dla rozwoju firm w różnych dziedzinach, od zagadnień prawnych, księgowych, finansowych po kwestie handlowe.posługiwać się oprogramowaniem do korzystania z arkuszy kalkulacyjnychposługiwać się oprogramowaniem do korzystania z arkuszy kalkulacyjnychWykorzystać narzędzia informatyczne do tworzenia i edytowania danych tabelarycznych w celu dokonywania obliczeń matematycznych, organizowania danych i informacji, tworzenia wykresów w oparciu o dane i...koordynować wydarzeniakoordynować wydarzeniaKierować wydarzeniami, zarządzając budżetem, logistyką, wsparciem, bezpieczeństwem, planami ratowniczymi oraz działaniami następczymi.organizować kwestie związane z podróżami pracownikóworganizować kwestie związane z podróżami pracownikówPlanować wszystkie ustalenia dotyczące podróży służbowych, w tym przygotowanie harmonogramów i rezerwacji transportu, kolacji i zakwaterowania.korzystać z różnych kanałów komunikacjikorzystać z różnych kanałów komunikacjiKorzystać z różnych kanałów komunikacji, takich jak komunikacja werbalna, odręczna, cyfrowa i telefoniczna w celu konstruowania i udostępniania pomysłów lub informacji.przetwarzać przekazane instrukcjeprzetwarzać przekazane instrukcjePrzetwarzać instrukcje, zwykle przekazane ustnie, dostarczone przez kierowników i wytyczne dotyczące działań, które należy podjąć. Odnotowywać, wypytywać i podejmować działania na zlecenie.zarządzać systemami usprawniającymi pracę biurowązarządzać systemami usprawniającymi pracę biurowąUtrzymywać zarządzanie i serwisowanie różnych systemów biurowych potrzebnych do płynnego i codziennego działania obiektów biurowych, takich jak systemy komunikacji wewnętrznej, oprogramowanie powszech...korzystać z systemów biurowychkorzystać z systemów biurowychWłaściwie i terminowo korzystać z systemów biurowych używanych w obiektach biznesowych w zależności od celu, czy to do zbierania wiadomości, przechowywania informacji o klientach, czy planowania harmo...zarządzać agendą pracownikówzarządzać agendą pracownikówPlanować i potwierdzać spotkania pracowników urzędu, głównie przedstawicieli kadry kierowniczej i pracowników pełniących funkcje kierownicze, z zewnętrznymi podmiotami.posługiwać się oprogramowaniem w postaci edytorów tekstówposługiwać się oprogramowaniem w postaci edytorów tekstówKorzystać z aplikacji komputerowych do tworzenia, edytowania, formatowania i drukowania wszelkiego rodzaju materiałów pisemnych.rozpowszechniać wiadomościrozpowszechniać wiadomościOdbierać, przetwarzać i przekazywać innym osobom komunikaty pochodzące z rozmów telefonicznych, faksów oraz poczty tradycyjnej i elektronicznej.stosować polityki bezpieczeństwa informacjistosować polityki bezpieczeństwa informacjiWdrażać zasady polityki, metody i przepisy w zakresie ochrony danych i informacji w celu poszanowania zasad poufności, integralności i dostępności.zachowywać poufnośćzachowywać poufnośćPrzestrzegać zbioru przepisów dotyczących ujawniania informacji, z wyjątkiem przekazywania innej osobie upoważnionej.ustalać harmonogram spotkańustalać harmonogram spotkańUstalać i planować spotkania zawodowe lub spotkania z klientami lub przełożonymi.wykonywać zadania biurowewykonywać zadania biuroweWykonywanie zadań administracyjnych, takie jak archiwizacja, pisanie sprawozdań i prowadzenie korespondencji.układać harmonogramukładać harmonogramOpracowywać harmonogram obejmujący procedury, mianowania i godziny pracy.przekazywać osobom zainteresowanym harmonogramyprzekazywać osobom zainteresowanym harmonogramyPrzekazywanie odpowiednich informacji dotyczących harmonogramów. Przedstawianie harmonogramów osobom, których dotyczą oraz informowanie ich o zmianach w harmonogramie. Zatwierdzanie harmonogramu i spr...budować relacje biznesowebudować relacje biznesoweUstanowienie pozytywnego, długofalowego związku między organizacjami i zainteresowanymi stronami trzecimi, takimi jak dostawcy, dystrybutorzy, akcjonariusze i inne zainteresowane strony, w celu inform...prowadzić rejestr udziałowcówprowadzić rejestr udziałowcówProwadzić rejestr akcjonariuszy i monitorować zmiany struktury własności przedsiębiorstwa.budować zaufaniebudować zaufanieWyrażać intencje i zachowywać się w sposób spójny i przejrzysty, zachęcając do wzajemności i tworząc podstawy pełnej zaufania i wiarygodnej relacji między ludźmi i zespołami.przygotowywać firmowe wiadomości e-mailprzygotowywać firmowe wiadomości e-mailPrzygotowywanie, kompilowanie i wysyłanie wiadomości e-mail zawierających odpowiednie informacje oraz język właściwy dla komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej.pośredniczyć w kontaktach z kadrą zarządzającąpośredniczyć w kontaktach z kadrą zarządzającąPośredniczyć w kontaktach z kadrą zarządzającą z innych działów, zapewniając skuteczną obsługę i komunikację, tj. sprzedaż, planowanie, zakupy, handel, dystrybucję i kwestie techniczne.
Opcjonalne (15)
przepisy regulujące międzynarodowy przywóz i wywózprzepisy regulujące międzynarodowy przywóz i wywózZasady regulujące przywóz i wywóz produktów i sprzętu, ograniczenia handlowe, środki bezpieczeństwa i higieny pracy, licencje itp.pracować w środowisku międzynarodowympracować w środowisku międzynarodowymWprowadzanie swojej kariery na poziom międzynarodowy, który często wymaga umiejętności interakcji, nawiązywania kontaktów i komunikowania się z osobami z różnych kultur.sporządzać dokumentację handlową dotyczącą przywozu i wywozusporządzać dokumentację handlową dotyczącą przywozu i wywozuOrganizować wypełnianie oficjalnych dokumentów, takich jak akredytywy, zamówienia wysyłkowe i świadectwa pochodzenia.komunikować się z klientamikomunikować się z klientamiOdpowiadać i komunikować się z klientami w najbardziej efektywny i odpowiedni sposób, aby umożliwić im dostęp do pożądanych produktów lub usług bądź jakąkolwiek inną pomoc, jakiej mogą potrzebować.udzielać wsparcia przy opracowywaniu rocznego budżetuudzielać wsparcia przy opracowywaniu rocznego budżetuWspierać opracowywanie rocznego budżetu przez tworzenie danych bazowych w sposób określony w operacyjnej procedurze budżetowej.przygotowywać formularze podatkoweprzygotowywać formularze podatkoweSumować wszystkie podatki podlegające odliczeniu, pobrane w ciągu kwartału lub roku podatkowego, w celu wypełnienia formularzy deklaracji podatkowych i zwrotu podatku przez organy rządowe. Przechowywa...posługiwać się różnymi językami w mowieposługiwać się różnymi językami w mowieOpanowywać języki obce, aby móc komunikować się w co najmniej jednym języku obcym.zarządzać raportami płacowymizarządzać raportami płacowymiProwadzić ewidencję personelu oraz raporty płac. Rejestrować oceny, awanse oraz działania dyscyplinarne.przygotowywać sprawozdania finansoweprzygotowywać sprawozdania finansoweZbierać, wprowadzać i przygotowywać zestaw dokumentacji finansowej ujawniającej sytuację finansową firmy na koniec określonego okresu lub roku obrachunkowego. Sprawozdanie finansowe składa się z pięci...wykazywać się wrażliwością na kwestie międzykulturowewykazywać się wrażliwością na kwestie międzykulturoweWykazywać się wrażliwością na różnice kulturowe poprzez podejmowanie działań ułatwiających pozytywne interakcje między organizacjami międzynarodowymi oraz między grupami lub osobami z różnych kultur, ...pośredniczyć w kontaktach z członkami zarządupośredniczyć w kontaktach z członkami zarząduUdzielać informacji kierownictwu, zarządowi i komisjom organizacji.budować stosunki międzynarodowebudować stosunki międzynarodoweBudowanie pozytywnej dynamiki komunikacji z organizacjami z różnych krajów w celu nawiązania współpracy i optymalizacji wymiany informacji.dokonywać przeglądu projektów sporządzonych przez kadrę zarządzającądokonywać przeglądu projektów sporządzonych przez kadrę zarządzającąDokonywać przeglądu projektów sporządzonych przez kadrę zarządzającą w celu sprawdzenia kompletności, dokładności i formatowania.tłumaczyć pojęcia językowetłumaczyć pojęcia językoweTłumaczyć z jednego języka na drugi. Kojarzyć słowa i wyrazy z odpowiadającymi im określeniami w innych językach przy jednoczesnym zachowaniu zapisu i niuansów pierwotnego tekstu.taryfy międzynarodowetaryfy międzynarodoweMiędzynarodowe taryfy, podatki lub cła, które należy zapłacić podczas przywozu lub wywozu określonej klasy materiałów.
Czego wymagają pracodawcy
Doświadczenie
JuniorMidSenior
1 lat4 lat8+ lat
Wykształcenie
Typowe wymaganie: high_school
High School 45%
Vocational 30%
Bachelor's 23%
Master's 2%
Języki
🇵🇱Polish(Native)NativeJezyk ojczysty — Pelna znajomosc jezyka od urodzenia.🇬🇧English(B2)B2Powyzej sredniego — Porozumiewa sie plynnie i spontanicznie z rodzimymi uzytkownikami jezyka.🇩🇪German(B1)B1Sredniozaawansowany — Radzi sobie w wiekszosci sytuacji w podrozy i pracy.
Narzędzia i technologie
Microsoft OutlookWymagane
95%
Microsoft WordWymagane
95%
Microsoft ExcelWymagane
85%
ZoomWymagane
80%
Microsoft PowerPointWymagane
75%
Slack
70%
Adobe Acrobat
65%
Google Workspace
60%
Asana
50%
Powiązane zawody
Inne zawody w kategorii Business and administration associate professionals, które wymagają podobnych umiejętności.
Ryzyko zastąpienia przez AI
62/ 100
Wysokie ryzyko
Niskie ryzykoWysokie ryzyko
Umiejętności najbardziej zagrożone przez AI
Umiejętności odporne na automatyzację
Informacje w skrócie
SektorAccountancy
Grupa ISCOBusiness and administration associate professionals
Umiejętności niezbędne25
Kluczowe umiejętności0
Dane rynkowe — Polska
Wynagrodzenie (miesięcznie, brutto)5,000 — 11,000 złMediana: 7,500 złSzacunkowe wynagrodzenia brutto na podstawie danych rynkowych z 2025 r. Rzeczywiste zarobki mogą się różnić.
Oferty pracy280+
PopytStabilny
Tryb pracy
Stacjonarnie 25%Hybrydowo 50%Zdalnie 25%